Asystentka – wirtualna i stacjonarna – jaka powinna być? Jak nią zostać?

Jak zostać asystentką? Jakie cechy są do tego potrzebne? Czy warto? Dzisiaj odpowiadam na te i inne pytania dotyczące pracy asystentek.

Wiele ostatnio czytam o lekkości pracy asystentek. O tym że jest to zawód przeznaczony dla kobiet w ciąży, osób, które nie wiedzą co mają robić w swoim życiu czy kobiet, które dopiero urodziły.

Wiele kobiet pisze o tym zawodzie, jak o pracy która jest bardzo lekka i przyjemna. Taką którą można wykonywać po swojej etatowej pracy czy wieczorami, jak już dzieci pójdą spać i mieszkanie błyszczy.

Oczywiście nie mówię, że zupełnie ci się to nie uda, bo nie o to chodzi. Może akurat lubisz się niewysypiać, chodzić zmęczona i podpierać sobie powieki zapałkami. To zawsze, tylko i wyłącznie jest twój wybór, a podobno wszystko jest dla ludzi, więc tym bardziej próbować można. Czemu nie?

Osobiście do każdej takiej decyzji i próby dodawałabym wiadro zimnej wody. Poważnie. Takie decyzje trzeba podejmować i analizować biorąc pod uwagę rzeczywistość i swoje realne umiejętności i predyspozycje. Pomyślisz sobie, że piszę tak pewnie dlatego że to poniekąd konkurencja, która zabiera pieniądze na mój chleb. A skąd!

Świat jest ogromny i dla każdego znajdzie się wygodne miejsce

Wygodne i komfortowe, bo decydujesz czy pracujesz w swoim domu, biurze które wynajmujesz lub  na miejscu u swojego klienta. Wygodne w takim sensie, że praca będzie sprawiała przyjemność, że nie będzie osłonięta bólem, niewyspaniem i płaczem z bezsilności. Nie ma tu miejsca na skakanie na głęboką wodę i rzucanie wszystkiego, bo coraz więcej osób pracuje zdalnie i to wszystko jest takie proste, wygodne i modne. Komfortowe, bo jest to praca w kawiarni, na plaży czy w pociągu. Niby tak można i właśnie w taki sposób jest to promowane, że asystentce nie jest potrzebne biuro, bo może pracować z dowolnego miejsca na ziemi. Owszem może, ale czy się do tego nadaje? Czy każdy potrafi się skupić w tłumie ludzi? Albo pośród monotonnego stukotu jadącego pociągu? Zakładanie że wszyscy nadajemy się do wszystkiego, to… błąd.

Ogromny błąd

Praca zdalna wcale, ale to wcale nie jest taka prosta, ponieważ wymaga od człowieka wiele:

  • Pewności siebie w końcu to Ty wybierasz, co będziesz robić, więc musisz być pewny, że to dobry wybór, by nie marnować czasu i pieniędzy;
  • Decyzyjności – tak, będziesz podejmować wszystkie decyzje. Te proste, skomplikowane, trudne, zawikłane i za kogoś, będąc czyjąś asystentką również będziesz decydować, co dla tej osoby będzie najlepsze, jednocześnie…
  • Odpowiedzialność – oczywiście że tak. Będziesz odpowiedzialna nie tylko za swoją pracę, ale i za to czy Twój szef jest tam gdzie powinien być, czy wszystko jest na swoim miejscu, a tak jak w moim przypadku, to czy każdy współpracownik (20 osób) jest w danym terminie i o danej godzinie tam, gdzie powinien być;
  • Myślenia na kilka kroków do przodu – zdecycowanie. Trzeba umieć przewidywać i analizować. Znać możliwości, standardy oraz mieć jasno wyznaczony cel, do którego chce się dążyć, a przede wszystkim nie tracąc go nigdy z oczu.

W kolejnym artykule napiszę więcej o samej pracy zdalnej. Teraz skupiam się na pracy zdalnej jako asystentka oraz o wszelkich przeciwnościach losu, jakie mogą się przytrafić.

Kontakt

Kontakt z przedsiębiorcą z którym współpracujemy oraz z innymi współpracownikami. To jest ciekawa i jakże rozległa kwestia. Jeśli zaczynasz, to już w tym momencie

podpowiem, żebyś nie oferowała nigdy i nikomu, że będziesz dostępna 24/h i to 7 dni w tygodniu. Dlaczego? Bo kiedyś faktycznie będziesz potrzebna w środku nocy i ktoś cię o taką pomoc poprosi i nie będziesz mogła odmówić, bo wyjdzie na to że kłamiesz. Nikt nie chce wychodzić na niewiarygodnego, więc… jeśli chcesz w weekendy odpoczywać, a zamiast siedzieć po nocach wolisz posiedzieć z rodziną, poczytać książkę czy choćby poleżeć w wanne z winem, to wyznacz jasne godziny swojej pracy.

Ja np. nie pracuję w weekendy. Pomyślisz sobie, że chyba upadłam na głowę, bo mam działalność gospodarczą i muszę przecież zapłacić (wysoki) ZUS, księgową, rachunki, kupić kotu karmę i sobie chleb. Muszę owszem, nie zaprzeczam. Ale muszę też odpoczywać. Jeśli będę przemęczona, moja praca nie będzie tak wydajna i owocna jaka powinna być. Wtedy będę czuła, że marnuję czyjeś pieniądze i że mogłabym dla kogoś zrobić więcej. W weekend odpoczywam i nabieram nowej mocy na kolejny tydzień, by od poniedziałku wystartować z nowymi siłami i pomysłami, zamiast z myślą „no nie, znowu?”.

Nie bój się mówić, że potrzebujesz odpocząć

To jest tak jak z tym indywidualnym podejściem do klienta. Każdy z nas chce współpracować z ludźmi, a nie z maszynami, które są niezniszczalne. Jeśli czujesz że potrzebujesz odpocząć, to poinformuj o tym wszystkie zainteresowane tym osoby i udaj się na odpoczynek. Prosta sprawa.

Ten kontakt ma też swoją drugą stronę. Tę odrobinę gorszą i sięgającą swoim zasięgiem na tę ciemną stronę. Ostrożnie wybieraj swoich współpracowników, na takich którzy będą szanowali ciebie i twój czas. Jeśli ktoś ma do ciebie pretencje, wyżywa się na tobie za swoje niepowodzenia i rzeczy z którymi nie masz nic wspólnego, to czym prędzej zakończ taką współpracę. Wszystkie niezdrowe relacje trzeba ucinać i kończyć w zarodku. Mogą one zatruwać życie i strzępić nerwy, a na to szkoda życia i czasu.

Dodam jeszcze, że istnieje grupa osób, która znacznie więcej pozwala sobie w takiej mailowej komunikacji, ponieważ nie widzą drugiej strony. Większość z tych osób w rozmowie twarzą w twarz   nigdy by się nie zachowywało w taki sposób, a innych zwyczajnie ponosi i na to już nie ma rady.

Teraz zadajmy sobie podstawowe pytanie: Jaka powinna być asystentka? Niezależnie czy zdalna czy stacjonarna.
  • Konkretna – bez tego ani rusz. Rzucasz hasło, czego potrzebujesz i to albo już będzie zrobione, albo za moment takie się stanie. Bez zbędnych pytań, bez dopominania i stania nad głową.
  • Opanowana – każdy z nas ma prawo do gorszego dnia. Jeśli klient/ współpracownik będzie miał gorszy dzień, to asystentka nie powinna zachowywać się jak lustro i oddawać tego samego. Działa to na niekorzyść. Zawsze pamiętaj, że czarny PR jest miliardy razy szybszy i działa na większą skalę. Ktoś cię wyprowadzi z równowagi? Nie daj po sobie tego poznać, weź to na klatę. Jeśli ktoś przekroczy granicę, zwróć na to spokojnie uwagę i nie daj się sprowokować, to najgorsza rzecz jaka może się przytrafić. Jednocześnie pamiętaj, że klient nie zawsze ma rację. 🙂
  • Kreatywna – nie czeka na to aż ktoś do niej przyjdzie z listą zadań do wykonania. Sama będzie zauważała braki i luki, które można czymś zapełnić, zmienić, poprawić na lepsze. W razie problemów będzie szukała rozwiązań, podpowiadała, wdrażała, a nie czekała aż coś się samo zrobi, albo ktoś zrobi. Nie, o nie!
  • Dyskretna – poniekąd jest to kwestia zapisu w umowie o zachowaniu poufności (nie ma sensu owijać w bawełnę), a poniekąd zwykłego oddania pracy i wiary, że to co się robi jest dobre.
  • Szczera – jeśli wierzy w to co robi i widzi, że ktoś przypadkiem źle skręcił i robi coś nie tak jak powinien, to zwyczajnie zwróci na to uwagę. Bajerowanie i tworzenie dziwnych historii marnuje czas na szybki powrót to normy, co może powodować straty. Nikt nie lubi marnować pieniędzy. Z drugiej strony, szczera w przypadku popełniania własnych błędów. Bądźmy w tej kwestii realistami, każdemu z nas może się przytrafić wpadka. Najważniejsze to umieć się do niej przyznać, wziąć na klatę i wyciągnąć odpowiednie wnioski.
  • Otwarta – oj tak, otwarta na zmiany i nowe możliwości. Nie zamykajny się w słoikach czy pudełkach. Nie ma sensu. Nikt nie lubi sufitów, bo mając sufit nad głową stoi się w miejscu, a przecież człowiek się uczy i rozwija przez całe życie. Nie marnuj szans, możliwości i nie zamykaj się na nic.
  • Stale się rozwija – tak, bo przecież wszystko się zmienia i idzie dalej. W skórcie: jeśli przystaniemy w jednym miejscu, to w końcu nikt nie będzie chciał z nami pracować.
  • Zorganizowana – kalendarz to drugie imię. Potrafi pilnować kalendarza i wydarzeń, nie zawala terminów, przypomina innym, itd.
  • Myśli do przodu – badzo to ułatwia życie, jeśli mamy przemyślane kilka kroków do przodu, a nie tylko ten pierwszy. Oszczędzamy na tym czas, a jednocześnie mamy plan, jak działać. Bez planu w większości przypadów wszystko runie i trzeba będzie zaczynać od zera.
  • Zdolna – skoro już myśli do przodu, rozwija się i jest kreatywna, to może wiele zadań wykonywać w tle bez zbędnej pompy. Ten punkt powinien nazwać się zaradna. Zawsze znajdzie wyjście awaryjne i jeśli nie jest to konieczne to nie informuje wszystkich o problemach jakie się pojawiły, dlaczego? Bo jeśli to nie ich sprawa, to po co zaprzątać innym głowę?
  • Znająca swoje możliwości i potencjał – tak! Wielokrotnie tak! Jeśli coś umiesz, to o tym mów. Nawet jeśli trochę umiesz, to też mów. Kobiety mają dziwną tendencję do minimalizowania swoich umiejętności. Mówi że „trochę zna WordPressa”, a potem się okazuje, że stawia w jeden dzień całe strony i to bez zająknięcia i szukania podpowiedzi w Google. Mów o wszystkim, co umiesz, bo to jest właśnie twój potencjał.
  • Ambitna – tutaj nawiązujemy do stałego rozwoju. Często zmieniałam pracę pracując na etacie, bo widziałam nad głową sufit i nie widziałam dla siebie rozwiązania. Na rozmowach o pracę zawsze mówiłam, że jestem ambitna. Wiele osób mi od razu mówiło, że to super, ale dalej niż np. kierownik czy menadżer nie zajdę, bo się nie da. Nasza ambicja może mieć dużo pozytywnego wpływu na rozwój nasz i firmy z którą współpracujemy. Może się to przekładać na nowe stanowiska pracy, nowych współpracowników, filie, itd. Dobry i oddany pracownik z pomysłami, to skarb.

Zastanawiasz się czy zostać asystentką? Weź kartkę i zapisz wszystkie za, przeciw, swoje umiejętności i predyspozycje. Analizuj i podejmuj świadome, realne decyzje.

Dodaj komentarz