Podstawowe zasady rozliczania delegacji to nic innego jak wykonanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy, z którą wiąże się wiele zasad, które warto znać, zarówno będąc pracownikiem, jak i pracodawcą.
Spis treści
Podstawa prawna
Kodeks pracy definiuje delegację jako podróż służbową poleconą przez pracodawcę, w celu wykonania zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Kodeks pracy określa ogólne zasady dotyczące należności przysługujących pracownikowi z tytułu delegacji krajowej, takich jak diety, zwrot kosztów podróży i noclegu. Konkretne kwestie, takie jak wysokość diet, sposób rozliczania kosztów podróży, terminy rozliczeń, są często regulowane przez wewnątrzzakładowe przepisy (np. regulamin pracy, układ zbiorowy pracy).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. dotyczy należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej zagranicznej
Należy pamiętać, że przepisy i zasady dotyczące delegacji mogą ulegać zmianom. Warto więc na bieżąco śledzić aktualne rozporządzenia i orzecznictwo sądów. W niektórych przypadkach pracodawca i pracownik mogą indywidualnie ustalić zasady rozliczania delegacji, o ile nie będą one mniej korzystne dla pracownika niż przepisy ogólne.
Należności dla pracownika
Pracownikowi w podróży służbowej przysługują:
- Diety czy kwoty pieniężnej przeznaczonej na pokrycie kosztów wyżywienia. Wysokość diety zależy od czasu trwania delegacji (krajowej lub zagranicznej) i wynosi od 22,50 zł do 200 zł za dobę.
- Zwrot kosztów podróży obejmuje koszty przejazdu (bilety kolejowe, lotnicze, autobusowe, paliwo), a także inne niezbędne wydatki, takie jak opłaty za bagaż, autostrady, parkingi.
- Zwrot kosztów noclegu pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów noclegu, o ile nie został mu zapewniony bezpłatny nocleg przez pracodawcę.
- Ryczałty w określonych przypadkach, zamiast zwrotu kosztów podróży, pracownik może otrzymać ryczałt za dojazd środkami komunikacji miejskiej (9 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży) lub ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu własnym samochodem (stawka za 1 km przebiegu).
- Dodatkowe koszty mogą przysługiwać zwrot innych udokumentowanych kosztów, np. opłat za telefon, internet, wiza, ubezpieczenie.
Obowiązki pracownika
Po powrocie z delegacji pracownik ma obowiązek rozliczyć się z poniesionych wydatków. Zazwyczaj odbywa się to za pomocą specjalnego formularza, który może być papierowy lub elektroniczny. W formularzu tym pracownik wykazuje wszystkie poniesione koszty, zaznacza datę i godzinę wyjazdu i powrotu, a także wskazuje cel podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, takie jak bilety kolejowe, lotnicze, autobusowe, faktury za nocleg, rachunki za posiłki i paragony za inne wydatki, np. parkingi, opłaty drogowe, bilety wstępu. Jeśli pracownik zgubił jakiś dokument, powinien sporządzić oświadczenie o zagubieniu dokumentu i podać przybliżoną kwotę wydatku.
Pracownik może otrzymać od pracodawcy zaliczkę na poczet kosztów podróży służbowej. W takim przypadku rozliczenie delegacji polega na rozliczeniu się z uzyskanej zaliczki. Pracodawca ma prawo kontrolować rozliczenia delegacji i weryfikować przedstawione dokumenty. Dokumenty związane z rozliczeniem delegacji powinny być przechowywane przez pracodawcę przez określony czas, zgodnie z przepisami o archiwizacji. Terminowe i prawidłowe rozliczenie delegacji jest ważne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Pozwala to uniknąć nieporozumień i problemów z urzędem skarbowym.
Obowiązki pracodawcy
Zanim pracownik wyruszy w delegację, pracodawca ma obowiązek wydać mu pisemne polecenie wyjazdu służbowego. Może to być tradycyjny dokument lub wiadomość e-mail, o ile spełnia wymogi formalne. W poleceniu musi znaleźć się imię i nazwisko pracownika, cel podróży służbowej, termin rozpoczęcia i zakończenia delegacji, miejsce wykonywania zadania (miejscowość lub adres), środek transportu, z którego pracownik ma korzystać, oraz informacja o ewentualnej zaliczce. Pracownik powinien zostać zapoznany z treścią polecenia i potwierdzić jego odbiór, na przykład podpisem.
Pracodawca musi również zapoznać pracownika z przepisami i procesami dotyczącymi podróży służbowych, w tym z zasadami obliczania i wypłacania diet, zasadami rozliczania kosztów podróży i noclegu, a także terminem i sposobem rozliczania delegacji. Zapoznanie może nastąpić poprzez przeszkolenie, przekazanie pracownikowi odpowiednich dokumentów (np. regulaminu pracy, instrukcji) lub umieszczenie informacji na temat delegacji w dostępnym dla pracowników miejscu (np. na stronie internetowej firmy).
Po powrocie z delegacji pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi wszystkie udokumentowane koszty poniesione w związku z podróżą służbową, zgodnie z obowiązującymi przepisami i wewnętrznymi regulacjami firmy. Zwrot kosztów powinien nastąpić w terminie ustalonym z pracownikiem, nie później niż w terminie wypłaty następnego wynagrodzenia. W przypadku zwłoki w zwrocie kosztów pracownikowi przysługują odsetki za zwłokę.
Ważne informacje
Wysokość diet zagranicznych jest zróżnicowana w zależności od kraju. Stawki diet zagranicznych są określone w rozporządzeniu. W przypadku wykorzystania własnego samochodu do celów służbowych, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na podstawie stawki za 1 km przebiegu określonej przez pracodawcę, nie wyższej niż określona w przepisach. Jeśli pracownik otrzymał zaliczkę na poczet kosztów podróży służbowej, po powrocie z delegacji ma obowiązek rozliczyć się z uzyskanej kwoty.
Rozliczanie delegacji to proces, który wymaga znajomości przepisów, zasad i starannego dokumentowania poniesionych kosztów. Zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni dbać o prawidłowe rozliczenie delegacji, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym.

Hej! tu Leszek, z bloga biurowesprawy.pl. Piszę o wszystkim, co związane z biurem: organizacja pracy, prawo pracy, BHP, narzędzia biurowe i najnowsze trendy. Stawiam na konkretne i praktyczne porady, bez lania wody. Chcę, żeby moje wpisy były jasne i zrozumiałe dla każdego. Wpadnij na biurowesprawy.pl i dołącz do naszej społeczności!