Praca zdalna a kontrola pracownika – co wolno pracodawcy?

Wraz z rosnącą popularnością pracy zdalnej, coraz więcej osób zaczyna zadawać pytania dotyczące granic nadzoru ze strony pracodawcy. Praca z domu, choć wiąże się z większą swobodą, nie oznacza całkowitej niezależności od reguł i oczekiwań firmy. W praktyce, pracodawca ma prawo kontrolować sposób wykonywania pracy – również tej zdalnej – ale musi przy tym zachować proporcje i szanować prywatność pracownika.

Praca zdalna w świetle Kodeksu pracy

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 r., praca zdalna została uregulowana ustawowo. Pracodawca może zlecić ją w sposób stały, okazjonalny (do 24 dni rocznie) lub hybrydowy. Jednocześnie ustawodawca uregulował zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej, które muszą być zgodne z przepisami o ochronie prywatności i danych osobowych.

Co wolno pracodawcy?

Kontrola wykonywania pracy

Pracodawca ma prawo skontrolować, czy pracownik wykonuje powierzone obowiązki w trybie zdalnym. Może to obejmować:

• kontakt telefoniczny lub e-mailowy,
• logowanie do firmowych systemów,
• wideokonferencje (np. krótkie „check-iny”).

Nie oznacza to jednak prawa do ciągłego monitoringu kamerą czy wymagania, by pracownik był stale „na wizji”. Taka forma nadzoru musi być proporcjonalna i uzasadniona.

Kontrola bezpieczeństwa danych

Pracodawca odpowiada za ochronę danych, dlatego ma prawo sprawdzić, czy:

• pracownik korzysta z zabezpieczonych połączeń (VPN, hasła),
• ma aktualne oprogramowanie antywirusowe,
• nie przechowuje poufnych danych w nieautoryzowany sposób.

Taka kontrola może być przeprowadzona fizycznie (za zgodą pracownika) lub zdalnie – np. przez połączenie z komputerem firmowym.

Kontrola warunków BHP

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za BHP. Pracownik musi złożyć oświadczenie, że jego domowe stanowisko pracy spełnia podstawowe wymagania.

Pracodawca może przeprowadzić kontrolę BHP, ale tylko:

• po uprzednim uzgodnieniu z pracownikiem,
• w godzinach pracy,
• z poszanowaniem prywatności (bez wchodzenia do prywatnych pomieszczeń).

Nie wolno mu żądać zdjęć mieszkania ani narzucać konkretnych mebli czy oświetlenia – może co najwyżej je rekomendować.

Czego NIE wolno pracodawcy?

• Ciągłego monitorowania kamerą – instalowanie aplikacji rejestrujących obraz z kamery lub ekran komputera bez zgody pracownika jest nielegalne i narusza jego prawo do prywatności.
• Wglądu do prywatnych danych – jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu, pracodawca nie ma prawa żądać dostępu do prywatnych folderów, zdjęć czy komunikatorów.
• Wymuszania obecności poza ustalonymi godzinami – nawet w pracy zdalnej obowiązuje harmonogram pracy – pracodawca nie może wymagać dyspozycyjności „cały czas”.

Podstawa prawna

Zasady kontroli pracy zdalnej reguluje przede wszystkim art. 67 (28) Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do przeprowadzania kontroli z poszanowaniem prywatności pracownika, w porozumieniu z nim oraz w sposób, który nie utrudnia wykonywania obowiązków służbowych. Oznacza to, że kontrola nie może naruszać sfery osobistej pracownika, powinna być wcześniej z nim uzgodniona, a także przeprowadzana w taki sposób, by nie zakłócała jego pracy.

Dodatkowo, zgodnie z RODO, pracodawca ma obowiązek chronić dane osobowe pracownika. W praktyce oznacza to, że podczas kontroli nie może przetwarzać informacji, które nie są niezbędne, ani ingerować w dane prywatne znajdujące się np. na domowym sprzęcie, jeśli nie są one wykorzystywane do celów służbowych.

Ochronę prywatności pracownika gwarantuje również Konstytucja RP – art. 47 zapewnia prawo do życia prywatnego, a art. 50 chroni nietykalność mieszkania. Dlatego kontrola w miejscu zamieszkania pracownika wymaga jego wyraźnej zgody i nie może naruszać jego praw konstytucyjnych.

Jak zabezpieczyć interesy obu stron?

Najlepszym rozwiązaniem, które pozwala uniknąć nieporozumień i jasno określić zasady współpracy przy pracy zdalnej, jest przygotowanie porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej. W takim dokumencie powinny znaleźć się zapisy dotyczące godzin pracy, tak aby obie strony wiedziały, kiedy pracownik jest dostępny i zobowiązany do wykonywania obowiązków.

Należy również wskazać narzędzia wykorzystywane do kontroli i komunikacji, takie jak konkretne aplikacje, systemy logowania czy formy raportowania postępów. Istotne jest także określenie zasad korzystania z firmowego sprzętu, w tym reguł dotyczących jego zabezpieczenia, użytkowania wyłącznie do celów służbowych czy odpowiedzialności za ewentualne uszkodzenia.

W regulaminie powinna znaleźć się również procedura zgłaszania problemów technicznych, awarii lub planowanych przerw w pracy, co umożliwi szybką reakcję i ograniczy przestoje. Taki dokument, zawierający spójne i przejrzyste ustalenia, powinien być przedstawiony, zaakceptowany i podpisany przez obie strony – pracownika i pracodawcę – aby stanowił wiążącą podstawę współpracy.

Praca zdalna nie oznacza „wolnej amerykanki” – ale też nie daje pracodawcy nieograniczonego prawa wglądu w prywatne życie pracownika. Kontrola musi być celowa, proporcjonalna i zgodna z przepisami. Kluczem do dobrej współpracy jest wzajemne zaufanie i jasne ustalenia, najlepiej na piśmie.