Zasady etykiety biznesowej w e-mail jest bardzo istotna w dzisiejszym świecie, gdzie komunikacja elektroniczna odgrywa kluczową rolę w biznesie, etykieta mailowa staje się nieodzownym elementem budowania profesjonalnego wizerunku. To właśnie poprzez maile często po raz pierwszy kontaktujemy się z potencjalnymi klientami, partnerami biznesowymi czy pracodawcami. Dlatego tak ważne jest, aby nasze wiadomości były nie tylko treściwe i zrozumiałe, ale również zgodne z zasadami savoir-vivre’u.
Spis treści
Zwroty grzecznościowe i pożegnania
Zasady etykiety biznesowej w e-mail to również rozpoczynanie wiadomości od odpowiedniego zwrotu grzecznościowego, np. „Szanowny Panie/Szanowna Pani”, „Dzień dobry Panie/Pani [Nazwisko]” lub „Witam”. Unikaj zbyt poufałych form, takich jak „Cześć” czy „Hej”, chyba że masz już z odbiorcą luźniejszą relację. Na koniec maila użyj formalnego pożegnania, np. „Z poważaniem”, „Łączę wyrazy szacunku” lub „Pozdrawiam serdecznie”.
Poprawność językowa
Poprawność językowa w korespondencji biznesowej to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim wyraz szacunku do odbiorcy i dbałości o własny profesjonalny wizerunek. Język, którym się posługujemy, jest naszą wizytówką, a w świecie biznesu szczególnie ważne jest, aby ta wizytówka była nienaganna. Błędy ortograficzne, gramatyczne czy interpunkcyjne mogą wpłynąć negatywnie na odbiór naszej wiadomości, a nawet podważyć naszą wiarygodność w oczach partnerów biznesowych. Warto korzystać ze słowników online lub programów do sprawdzania pisowni, które pomogą nam wyeliminować ewentualne błędy.
Poprawna interpunkcja również jest ważna, ponieważ wpływa na czytelność i zrozumiałość tekstu. W korespondencji biznesowej należy unikać slangowych wyrażeń i kolokwializmów, które mogą być odbierane jako nieprofesjonalne. Zamiast tego stosujmy język formalny, odpowiedni do sytuacji i relacji z odbiorcą. Unikajmy również skrótów myślowych i niejasnych sformułowań, które mogą prowadzić do nieporozumień. Piszmy pełnymi zdaniami, dbając o to, aby treść była jasna i zrozumiała dla odbiorcy. Spójność stylistyczna również jest ważna w mailach biznesowych. Używajmy jednakowego stylu językowego w całej wiadomości, unikając mieszania stylu formalnego z nieformalnym. Przedstawiajmy informacje w logiczny i uporządkowany sposób, dzieląc tekst na akapity i stosując nagłówki lub punkty, jeśli to konieczne.
Zwięzłość i rzeczowość
Jasność i precyzja to fundamenty skutecznej komunikacji w biznesie, a korespondencja mailowa nie jest tu wyjątkiem. Każdy mail, który wysyłamy, powinien trafiać w sedno, przekazując informacje w sposób zrozumiały i pozbawiony niepotrzebnych zawiłości. Nie chodzi o to, by epatować swoją elokwencją czy rozpisywać się na marginesie tematu, ale by przekazać konkretną treść w sposób efektywny. Zanim zaczniemy pisać, zastanówmy się, co chcemy przekazać i jaki efekt chcemy osiągnąć. Używajmy prostego języka, zrozumiałego dla każdego. Jeśli musimy posłużyć się specjalistycznym żargonem, upewnijmy się, że odbiorca go zrozumie. Abstrakcyjne pojęcia łatwiej zrozumieć, gdy zostaną zilustrowane konkretnymi przykładami, dlatego nie bójmy się ich używać.
Temat wiadomości i adresaci
Temat maila powinien być krótki, ale jednocześnie informować o treści wiadomości. Unikaj ogólnikowych tematów, takich jak „Ważne” lub „Pytanie”. Dobry temat to np. „Spotkanie projektowe – 15.12.2024” lub „Zapytanie ofertowe – szkolenie z komunikacji”. Uważnie dobieraj adresatów wiadomości. Korzystaj z pól „DW” (do wiadomości) i „UDW” (ukryta do wiadomości) zgodnie z ich przeznaczeniem. „DW” używaj, gdy chcesz, aby wszyscy odbiorcy widzieli, do kogo została wysłana wiadomość. „UDW” stosuj, gdy chcesz zachować anonimowość adresatów, np. wysyłając newsletter. Unikaj nadmiernego formatowania tekstu. Stosuj standardową czcionkę i rozmiar. Nie nadużywaj pogrubień, kursywy i kolorów. Staraj się odpowiadać na maile w ciągu 24 godzin od ich otrzymania, nawet jeśli jest to tylko krótkie potwierdzenie. Jeśli potrzebujesz więcej czasu na odpowiedź, poinformuj o tym nadawcę.
Załączniki
Jeśli dołączasz załączniki, poinformuj o tym w treści maila i upewnij się, że nie są one zbyt duże (najlepiej poniżej 10 MB). Jeśli wysyłasz kilka załączników, spakuj je do jednego pliku ZIP. Podpisz załączniki w sposób czytelny i informatywny.
Profesjonalny podpis i poufność
Utwórz profesjonalny podpis, który będzie automatycznie dodawany do Twoich maili. Powinien on zawierać Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy, dane kontaktowe (telefon, e-mail) oraz ewentualnie adres strony internetowej. Pamiętaj o zachowaniu poufności informacji. Nie ujawniaj danych wrażliwych w mailach, chyba że masz pewność, że wiadomość dotrze do właściwej osoby. W razie wątpliwości, skorzystaj z szyfrowania wiadomości.
Netetykieta
Przestrzegaj zasad netykiety, czyli zasad dobrego zachowania w internecie. Unikaj używania wielkich liter (oznaczają krzyk), nie wysyłaj łańcuszków ani spamu. Szanuj czas odbiorcy i nie przesyłaj mu niepotrzebnych informacji.
Dbając o jasność, precyzję i zwięzłość w swoich mailach, zbudujesz profesjonalny wizerunek, zadbasz o efektywną komunikację i unikniesz nieporozumień, co z pewnością zaowocuje w Twoich kontaktach biznesowych.

Hej! tu Leszek, z bloga biurowesprawy.pl. Piszę o wszystkim, co związane z biurem: organizacja pracy, prawo pracy, BHP, narzędzia biurowe i najnowsze trendy. Stawiam na konkretne i praktyczne porady, bez lania wody. Chcę, żeby moje wpisy były jasne i zrozumiałe dla każdego. Wpadnij na biurowesprawy.pl i dołącz do naszej społeczności!