„Ustaliliśmy coś na tamtym spotkaniu, ale nie pamiętam co" – jeśli to brzmi znajomo, problemem nie są spotkania, tylko notatki. Dobre notatki to nie stenogram całej rozmowy, ale zapis tego, co z niej wynika: decyzji, zadań i terminów. Reszta to szum.
Notuj wyniki, nie przebieg
Największy błąd to próba zapisania wszystkiego, co padło. Po godzinie masz trzy strony, których nikt nie przeczyta. Skup się na trzech rzeczach:
- Decyzje – co zostało ustalone.
- Zadania – kto co robi.
- Terminy – do kiedy.
Wszystko inne jest opcjonalne.
Prosty szablon, który działa
Zamiast pisać ciągłym tekstem, używaj stałej struktury dla każdego spotkania:
- Data i uczestnicy
- Temat / cel spotkania
- Decyzje
- Zadania (osoba – zadanie – termin)
- Do wyjaśnienia / na kolejne spotkanie
Ten sam układ za każdym razem sprawia, że notatki są przewidywalne i szybkie w czytaniu.
Zadania z właścicielem i terminem
Zadanie bez przypisanej osoby to zadanie, którego nikt nie zrobi. Każdy punkt „do zrobienia" musi mieć jednego właściciela i konkretną datę. „Zająć się ofertą" to nie zadanie. „Anna – wysłać ofertę do klienta X – do piątku" – to zadanie.
Podsumuj na końcu, nie po spotkaniu
Ostatnie pięć minut spotkania poświęć na głośne przejście przez ustalenia i zadania. Dzięki temu wszyscy słyszą to samo, a Ty wychodzisz z gotową notatką, zamiast odtwarzać ją z pamięci godzinę później.
Wyślij szybko i w jedno miejsce
Notatka wysłana po trzech dniach jest bezużyteczna. Roześlij ją najlepiej tego samego dnia i trzymaj wszystkie notatki w jednym, wspólnym miejscu – tak, by każdy mógł wrócić do ustaleń bez proszenia o nie.
Podsumowanie
Skuteczna notatka mieści się na jednej stronie i odpowiada na jedno pytanie: co dalej i kto za to odpowiada. Notuj decyzje, zadania i terminy, podsumuj na koniec spotkania i wyślij od razu – a spotkania wreszcie zaczną coś zmieniać.
